Персональные данные в первичных документах
В счетах и ордерах встречаются ФИО и паспортные данные. Разбираем, что стоит оценить до передачи документов подрядчику.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Что вообще есть в ваших документах
В счёте от организации персональных данных обычно нет — есть реквизиты юрлица. А вот в расходном кассовом ордере, авансовом отчёте и путевом листе они есть, включая паспортные.
Как проверить: Пройдитесь по типам документов и отметьте, где встречаются ФИО, паспорт, адрес, номер телефона.
02Обязательно ли передавать эти поля
Чаще всего для учёта нужны сумма, дата и основание, а не паспортные данные. Не передавать лишнее — самая дешёвая мера из всех возможных.
Как проверить: Составьте список полей, которые вам реально нужны в таблице, и сравните с тем, что есть в документе.
03Условия обработки у подрядчика
Где хранятся файлы, кто имеет доступ, что происходит при удалении, есть ли перечисленные обязательства в договоре — это проверяемые вещи, а не вопрос доверия.
Как проверить: Прочитайте условия обработки и хранения до передачи первого документа. Если их нет — это ответ.
04С чего начать, если сомневаетесь
Начать можно с документов без персональных данных: счета от организаций, накладные, акты между юрлицами. Это даёт проверку продукта без спорной части.
Как проверить: Отберите на пробу документы, где персональных данных нет вовсе.
Вопросы поставщику
- 1Где физически хранятся мои файлы и кто к ним имеет доступ?
- 2Что происходит с файлом и его данными после удаления?
- 3Есть ли у вас сертификации и какие именно?
- 4Привлекаете ли вы субподрядчиков к обработке?
- 5Что написано в ваших условиях про обработку персональных данных?
Наши ответы на эти же вопросы
- Сертификаций ISO, SOC 2 и аттестации ФСТЭК у нас нет, и мы не станем их приписывать. Это инфраструктура раннего доступа.
- Файлы доступны только вашей учётной записи; удаление из кабинета убирает и файл, и его карточку.
- Мы прямо советуем начинать с документов без персональных данных — счетов и накладных между организациями.
- В кассовых ордерах паспортные данные мы в таблицу не переносим: для учёта достаточно ФИО, суммы и основания.
- Юридическую оценку вашей ситуации мы не даём — это вопрос к вашему юристу, а не к поставщику сервиса.
Вопросы
В счёте на оплату есть персональные данные?
Обычно нет: там реквизиты организаций. Персональные данные появляются в кассовых ордерах, авансовых отчётах, путевых листах и договорах с физическими лицами. Разница существенная, и оценивать риск стоит по типам документов, а не по всему потоку сразу.
Можно ли обезличить документы до передачи?
Для части задач да — если вам нужны суммы и даты, а не сведения о людях. Но замазывание полей на скане ухудшает распознавание соседних областей, поэтому проще ограничить состав передаваемых типов документов.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/personalnye-dannye-v-dokumentah.
Другие материалы о выборе