УКД: разбор для бухгалтерии
УКД в потоке документов сегмента «Бухгалтерия компании»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Статус документа определяет, какие поля обязательны, и напечатан он мелко в углу листа.
- Два итога вместо одного — увеличение и уменьшение — ломают привычную выгрузку с одной итоговой суммой.
- Реквизиты корректируемого документа соседствуют с собственными и подменяются ими при разборе.
Как это выглядит на практике
УКД за период выгружаются с колонками «до», «после» и «разница». Общий эффект корректировок на квартал считается одной суммой вместо перебора документов.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Статус документа — Определяет, какие блоки полей обязательны. Стоит в углу листа мелким шрифтом и легко теряется при обрезке скана.
- Номер и дата УКД — Собственные реквизиты, отдельные от корректируемого документа.
- Ссылка на корректируемый УПД — Номер и дата исходного документа — без них УКД не имеет смысла.
- Строки изменения по каждой позиции — Состояние до изменения, после, увеличение и уменьшение — как в корректировочном счёте-фактуре.
- Итоги увеличения и уменьшения — Снова два итога вместо одного.
Поток документов в сегменте
- — Счета приходят на общий ящик, в личную почту бухгалтера и в мессенджеры от менеджеров.
- — Часть документов приносят бумагой вместе с товаром — они копятся в лотке.
- — Каждый документ заносится в учёт руками: контрагент, номер, дата, сумма, позиции.
- — В конце месяца всё это сверяется с банком и с актами сверки от контрагентов.
На что смотреть в этой отрасли
- ИНН и КПП контрагента — для сопоставления со справочником
- Номер и дата документа — для контроля дублей
- Сумма и НДС по ставкам — для проводок
- Ссылка на договор-основание
Что чаще всего ломается
- Статус документа определяет состав обязательных полей, но напечатан мелко и в углу — при его потере непонятно, чего в документе не хватает по существу, а чего не должно быть.
- Одна позиция раскрывается несколькими строками, как в корректировочном счёте-фактуре: механический разбор задваивает номенклатуру.
- Реквизиты корректируемого УПД соседствуют с собственными и подменяются ими.
- Документ шире стандартного листа и печатается в альбомной ориентации, из-за чего края таблицы обрезаются при сканировании.
Что проверить после разбора
- Статус документа определён
- Ссылка на корректируемый УПД заполнена
- Заполнена ровно одна строка разницы — увеличение либо уменьшение
- Итоги сходятся с суммой строк разницы
Разбираете ли вы УКД в пилоте?
Первый документ каждого клиента разбирается вручную, и УКД не исключение. Автоматической обработки этого типа сейчас нет — как и остальных.
Пришлите документ «УКД» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/ukd--buhgalteriya.
УКД в других отраслях
Другие документы для бухгалтерии