Обучить сотрудника или менять процесс
Ошибки в работе с документами лечат то обучением, то перестройкой процесса. Разбираем, как понять, что перед вами, и почему обучение чаще проигрывает.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Повторяется ли ошибка у разных людей
Если одну и ту же ошибку делают трое из четырёх, дело не в людях: процесс устроен так, что ошибиться легче, чем сделать правильно.
Как проверить: Возьмите последние двадцать ошибок и посмотрите распределение по сотрудникам. Ровное распределение — процесс, перекос в одного — обучение.
02Возвращается ли ошибка после обучения
Обучение даёт эффект на пару недель, потом человек возвращается к тому, что удобнее. Устойчивый возврат означает, что удобный путь ведёт к ошибке.
Как проверить: Отметьте дату обучения и посчитайте ошибки через месяц. Если график вернулся к прежнему, обучать второй раз бессмысленно.
03Есть ли у ошибки цена
Часть ошибок стоит минуты, часть — денег. Перестраивать процесс ради дешёвых ошибок дороже, чем их терпеть.
Как проверить: Посчитайте, сколько стоила самая дорогая ошибка за квартал. Если меньше дня работы — оставьте как есть.
04Можно ли сделать ошибку невозможной
Лучшая мера — не инструкция, а конструкция: поле, которое нельзя заполнить неверно, не требует обучения вовсе.
Как проверить: Спросите себя: что нужно изменить, чтобы эта ошибка стала физически невозможной? Если ответ есть — это дешевле обучения.
Вопросы поставщику
- 1Кто именно делает эту ошибку и как часто?
- 2Что мешает сделать правильно с первого раза?
- 3Сколько стоит одна такая ошибка?
- 4Возвращалась ли ошибка после прошлого обучения?
- 5Можно ли убрать сам шаг, на котором ошибаются?
Наши ответы на эти же вопросы
- Мы не продаём обучение и не считаем, что перенос документов в таблицу решает проблемы дисциплины.
- Часть ошибок ручного ввода действительно исчезает, когда данные не набирают руками. Но ошибки согласования, сроков и договорённостей остаются вашими.
- Если ошибка в том, что документы теряются в почте, разбор не поможет: помогает регламент, куда их присылать.
Вопросы
Обучение вообще бесполезно?
Нет, оно работает там, где человек не знает, как надо. Оно не работает там, где человек знает, но правильный путь длиннее и неудобнее — там нужно менять путь.
Как понять, что процесс уже нормальный, а дело в человеке?
По распределению ошибок: если остальные на том же процессе не ошибаются, значит, процесс проходим. Тогда это разговор с конкретным человеком, а не перестройка.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/obuchit-sotrudnika-ili-menyat-process.
Другие материалы о выборе