Договор поставки: разбор для отдела закупок
Договор поставки в потоке документов сегмента «Отдел закупок»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Закупщику нужны из договора четыре вещи: срок, отсрочка, условия возврата и порядок изменения цены.
- Цены живут не в договоре, а в приложениях и спецификациях, и они меняются чаще самого договора.
- Автопролонгация спрятана в тексте, и о продлении невыгодных условий узнают постфактум.
Как это выглядит на практике
Реестр договоров показывает, что у четырёх поставщиков автопролонгация наступает в следующем месяце. Условия успевают пересмотреть до продления.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата договора — Нумерация у каждой стороны своя, и в переписке используется то ваша, то чужая.
- Стороны и их реквизиты — Развёрнутый блок в конце документа: полные наименования, ИНН, КПП, адреса, банковские реквизиты.
- Срок действия и пролонгация — Ключевое поле реестра. Условие автопролонгации спрятано в тексте, а не вынесено отдельной строкой.
Поток документов в сегменте
- — Запрос уходит пяти-десяти поставщикам.
- — Ответы приходят в разном виде: PDF-презентация, таблица в письме, скан с печатью.
- — Закупщик вручную сводит позиции в одну таблицу, чтобы сравнить цены.
- — Выбранное предложение превращается в спецификацию к договору — и переносится ещё раз.
На что смотреть в этой отрасли
- Артикул и наименование позиции
- Цена с явным указанием, с НДС она или без
- Срок поставки и срок действия предложения
- Условия оплаты и доставки
Что чаще всего ломается
- Главное содержание договора — проза, а не таблица: свести его в колонки без потери смысла нельзя, и обещать обратное нечестно.
- Реквизиты сторон стоят в самом конце, часто на отдельном листе, который при сканировании теряется чаще прочих.
- Сроки и отсрочки записаны словами внутри абзацев, а не в отдельных полях.
- Дополнительные соглашения меняют условия основного договора, но хранятся отдельными файлами и в реестр не попадают.
Что проверить после разбора
- ИНН обеих сторон извлечены и различаются между собой
- Дата договора не позже даты первой поставки по нему
- Срок действия заполнен явно или помечен как бессрочный
- Есть отметка о наличии приложений и спецификаций
Можно ли вытащить отсрочку в днях автоматически?
Иногда, если она записана типовой фразой. Но формулировок множество, и неверное число в поле «отсрочка» опаснее пустого поля — поэтому мы выгружаем текст условия, а не число.
Пришлите документ «Договор поставки» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/dogovor-postavki--zakupki.
Договор поставки в других отраслях
Другие документы для отдела закупок