Счёт-проформа: разбор для сервисного центра
Счёт-проформа в потоке документов сегмента «Сервисный центр»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Запчасти нередко заказываются за рубежом, и до отгрузки приходит проформа с предварительным составом.
- Количества и цены в проформе ещё могут измениться — сравнивать её с окончательным инвойсом приходится построчно.
- Артикулы на латинице с дефисами превращаются в даты при выгрузке числом.
Как это выглядит на практике
Проформа на партию комплектующих. Позиции ложатся в таблицу и позже сравниваются с инвойсом по артикулу — расхождение видно до оплаты остатка.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата проформы — Ссылка, по которой потом придёт окончательный инвойс.
- Наименование и артикул позиции — На языке продавца.
- Количество, цена, сумма — Разделитель дробной части может быть точкой.
Поток документов в сегменте
- — Запчасти закупаются у нескольких поставщиков, часто под конкретный заказ клиента, и приходят с накладными.
- — Деталь принимается на склад и списывается в ремонт — её нужно связать с заказ-нарядом.
- — По гарантийным случаям оформляются акты, и вместе с ними уходит отчётность производителю.
- — Неисправные детали возвращаются поставщику, и на возврат оформляется свой комплект документов.
На что смотреть в этой отрасли
- Серийный номер детали — переносится строкой, посимвольно
- Артикул поставщика и его наименование позиции
- Количество и цена по строке — для себестоимости ремонта
- Номер и дата накладной — для поиска при гарантийном возврате
Что чаще всего ломается
- Разделитель дробной части у иностранного поставщика — точка, и «1.250» читается двояко.
- Валюта иногда обозначена только символом, а символ у нескольких валют одинаковый.
- Артикулы на латинице с дефисами превращаются в даты.
- Проформа приходит фотографией или сканом с печатью поверх таблицы.
Что проверить после разбора
- Валюта определена явно, а не по символу
- Сумма по строке равна количеству, умноженному на цену
- Итог документа равен сумме строк
- Позиции сверены с окончательным инвойсом при его получении
Сравните проформу с инвойсом?
Автоматической сверки нет. Оба документа приводятся к таблицам одинаковой структуры — сравнение по артикулу делается формулой за пару минут.
Пришлите документ «Счёт-проформа» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/schet-proforma--servisnyi-centr.
Другие документы для сервисного центра